Monet kunnat ja organisaatiot ottavat käyttöön yhteisösovelluksen odottaen, että asukkaat alkavat osallistua itsestään. Sovellus julkaistaan, muutama tiedote lähtee, ensimmäinen kysely kerää vastauksia – ja sitten aktiivisuus hiipuu hiljalleen. Ongelma on harvoin teknologiassa. Yhteisösovellus on kanava, ei strategia. Todellinen osallistuminen syntyy sen ympärillä tehtävästä työstä: suunnittelusta, toteutuksesta, mittaamisesta ja analyysista.
Kanava ei yksin synnytä osallistumista
Sovellus tekee asukkaille helpoksi saada uutisia, vastata kyselyihin ja antaa palautetta. Se madaltaa kynnystä, mutta ei anna kenellekään syytä osallistua. Ihmiset osallistuvat, kun he näkevät, että asia koskee heitä, että heidän näkemystään toivotaan ja että sillä on vaikutusta. Ilman tätä paraskin yhteisösovellus muuttuu vain yhdeksi ilmoitukseksi, joka ohitetaan.
Sama oppi pätee jokaiseen viestintäkanavaan. Kuten kirjoitimme artikkelissa viestinnän johtamisen haasteet kunnissa, jokainen kanava on vain yksi palapelin pala. Paloja pitää koossa harkittu prosessi.
Suunnittelu: päätä, mitä halutaan saavuttaa
Osallistaminen alkaa ennen ensimmäistä viestiä. Suunnitelma vastaa muutamaan peruskysymykseen:
- Tavoite: Mihin päätökseen, hankkeeseen tai palveluun asukkaiden pitäisi voida vaikuttaa? Miltä onnistuminen näyttää?
- Kohderyhmä: Ketä asia koskee, ja kuka yleensä jää keskustelun ulkopuolelle – nuoret, ikääntyneet, syrjäkylien asukkaat?
- Ajoitus: Milloin palaute voi vielä muuttaa lopputulosta? Mielipiteen kysyminen vasta päätöksen jälkeen heikentää luottamusta.
- Vastuu: Kuka valmistelee sisällön, kuka vastaa kysymyksiin ja kuka raportoi tuloksista?
Suunnitelma muuttaa hajanaisen toiminnan selkeätavoitteiseksi kampanjaksi. Sen avulla voidaan myös myöhemmin arvioida, tuottiko työ tulosta.
Toteutus: kerro aina, mitä palautteelle tapahtui
Kun suunnitelma on valmis, toteutuksessa ratkaisevat rytmi ja johdonmukaisuus. Asukkaat huomaavat, kun kunta julkaisee säännöllisesti, vastaa kysymyksiin ja kertoo, mitä seuraavaksi tapahtuu. He huomaavat myös, kun kysely katoaa sanaakaan sanomatta.
- Julkaise ennakoitavassa tahdissa, jotta asukkaat tietävät kanavan olevan elossa.
- Käytä sovellusta yhdessä tuttujen kanavien – verkkosivujen, sosiaalisen median ja paikallislehden – kanssa ja ohjaa ne yhteen osallistumisen paikkaan.
- Vastaa kommentteihin ja kysymyksiin kohtuullisessa ajassa.
- Sulje kehä: kerro asukkaille, mitä päätettiin ja miten heidän palautettaan käytettiin. Tämä on pitkäjänteisen osallistumisen rakentamisessa kaikkein tärkein vaihe.
Mittaaminen: tiedä, mitä todella tapahtui
Ilman mittaamista osallistaminen perustuu mielikuviin. Yhteisösovellus tuottaa tietoa, jota muut kanavat eivät tarjoa: kuinka moni asukas avasi viestin, kuinka moni vastasi kyselyyn, mitkä aiheet herättivät kiinnostusta ja mitkä jäivät huomiotta.
Hyödyllisiä mittareita ovat esimerkiksi:
- Tavoittavuus: Kuinka moni asukas sai tiedon ja avasi sen?
- Osallistuminen: Kuinka moni osallistui kyselyyn, äänestykseen tai keskusteluun, ja miten se suhteutuu kohderyhmään?
- Edustavuus: Heijastavatko osallistujat yhteisöä vai vain sen aktiivisimpia jäseniä?
- Vastaaminen ja seuranta: Kuinka nopeasti kysymyksiin vastattiin, ja kerrottiinko tuloksista takaisin?
Tarkoitus ei ole kerätä mahdollisimman paljon lukuja, vaan mitata sitä, minkä suunnitelma määritteli onnistumiseksi.
Analyysi: opi ja kehitä
Luvut eivät yksin kerro, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä. Analyysi yhdistää tulokset tavoitteisiin ja kysyy miksi. Saiko kysely vähän vastauksia, koska aihe ei ollut olennainen, se julkaistiin väärään aikaan vai se ei tavoittanut oikeita ihmisiä? Mitkä viestit johtivat toimintaan ja mitkä ohitettiin?
Vastaukset ohjaavat suoraan seuraavaa suunnitelmaa. Ajan myötä tämä kierros – suunnittele, toteuta, mittaa, analysoi – muuttaa osallistamisen kertaluonteisesta ponnistuksesta rutiiniksi, joka paranee joka kierroksella. Se antaa myös päättäjille näyttöä siitä, että asukkaita kuultiin, mikä vahvistaa päätösten oikeutusta. Käsittelemme aihetta tarkemmin artikkelissa miksi yhteisön osallistaminen on tärkeää.
Yhteisösovelluksesta osallistamisen prosessiin
Menestyneimmät kunnat pitävät yhteisösovellustaan osana prosessia, eivät itse prosessina. Ne suunnittelevat, mitä haluavat oppia, toteuttavat johdonmukaisesti, mittaavat tulokset ja käyttävät analyysia tehdäkseen seuraavalla kerralla paremmin.
Future Dialog kehittää parhaillaan työkaluja, jotka tukevat tätä koko kiertoa – auttavat viestintätiimejä suunnittelemaan osallistamistoimia, toteuttamaan ne eri kanavissa, mittaamaan osallistumista ja analysoimaan tuloksia yhdessä paikassa. Tavoitteenamme on tehdä suunnitelmallisesta osallistamisesta mahdollista jokaiselle kunnalle, myös niille, joissa viestintä on yhden tai kahden ihmisen harteilla.
Haluatko nähdä, miten Future Dialog voi tukea osallistamistyötäsi? Tutustu siihen, mihin sovelluksemme pystyy, ja ota meihin yhteyttä.