Paljud omavalitsused ja organisatsioonid võtavad kasutusele kogukonnaäpi lootuses, et elanikud hakkavad ise kaasa rääkima. Äpp käivitatakse, välja saadetakse mõned teadaanded, esimene küsitlus kogub vastuseid – ja siis aktiivsus vaikselt hääbub. Probleem on harva tehnoloogias. Kogukonnaäpp on kanal, mitte strateegia. Tegelik kaasamine sünnib selle ümber tehtavast tööst: planeerimisest, elluviimisest, mõõtmisest ja analüüsist.
Kanal üksi ei loo osalust
Äpp teeb elanikele lihtsaks uudiste saamise, küsitlustele vastamise ja tagasiside andmise. See vähendab takistusi, kuid ei anna kellelegi põhjust osaleda. Inimesed löövad kaasa siis, kui nad näevad, et teema puudutab neid, et nende arvamust oodatakse ja et sellest sünnib midagi. Ilma selleta muutub ka parim kogukonnaäpp lihtsalt järjekordseks teavituseks, mida eiratakse.
Sama õppetund kehtib iga suhtluskanali puhul. Nagu kirjeldasime artiklis kommunikatsioonijuhtimise väljakutsed kohalikes omavalitsustes, on iga kanal vaid üks pusle tükk. Tükke hoiab koos teadlik protsess.
Planeerimine: otsusta, mida on vaja saavutada
Kaasamine algab enne esimese sõnumi saatmist. Plaan vastab mõnele põhiküsimusele:
- Eesmärk: Millist otsust, projekti või teenust peaksid elanikud mõjutama? Milline näeb välja edu?
- Sihtrühm: Keda teema puudutab ja kes jääb vestlusest tavaliselt kõrvale – noored, eakad, kaugemates külades elavad inimesed?
- Ajastus: Millal saab sisend veel tulemust muuta? Arvamuse küsimine pärast otsuse tegemist kahjustab usaldust.
- Vastutus: Kes valmistab sisu ette, kes vastab küsimustele ja kes annab tulemustest tagasisidet?
Plaan muudab killustatud tegevuse selge eesmärgiga kampaaniaks. Samuti võimaldab see hiljem hinnata, kas pingutus andis tulemuse.
Elluviimine: anna alati tagasisidet
Kui plaan on paigas, on elluviimisel oluline rütm ja järjepidevus. Elanikud märkavad, kui omavalitsus postitab regulaarselt, vastab küsimustele ja selgitab, mis edasi saab. Nad märkavad ka seda, kui küsitlus kaob sõnagi lausumata.
- Avalda sisu ennustatava sagedusega, et elanikud teaksid, et kanal on elus.
- Kasuta äppi koos tuttavate kanalitega – koduleht, sotsiaalmeedia ja vallaleht – ning suuna neid osalemiseks ühte kohta.
- Vasta kommentaaridele ja küsimustele mõistliku aja jooksul.
- Sulge ring: räägi elanikele, mis otsustati ja kuidas nende sisendit kasutati. See on kaasamises kõige olulisem samm.
Mõõtmine: tea, mis tegelikult juhtus
Ilma mõõtmiseta põhineb kaasamine sisetunnetel. Kogukonnaäpp annab andmeid, mida teised kanalid ei anna: kui paljud elanikud avasid sõnumi, kui paljud vastasid küsitlusele, millised teemad pälvisid tähelepanu ja millised jäid tähelepanuta.
Kasulikud näitajad on näiteks:
- Ulatus: Kui paljud elanikud said info kätte ja avasid selle?
- Osalus: Kui paljud osalesid küsitluses, hääletuses või arutelus ning kuidas see võrdleb sihtrühmaga?
- Esindatus: Kas osalejad peegeldavad kogukonda või ainult selle kõige aktiivsemaid liikmeid?
- Vastamine ja tagasiside: Kui kiiresti küsimustele vastati ja kas tulemustest anti teada?
Eesmärk ei ole koguda võimalikult palju numbreid, vaid mõõta seda, mida plaaneerimisel peeti oluliseks.
Analüüs: õpi ja paranda
Numbrid üksi ei ütle, mida järgmiseks teha. Analüüs seob tulemused eesmärkidega ja küsib, miks. Kas küsitlus sai vähe vastuseid, sest teema polnud asjakohane, see avaldati valel ajal või ei jõudnud see õigete inimesteni? Millised sõnumid viisid tegudeni ja milliseid eirati?
Vastused on otsene sisend järgmisele plaanile. Aja jooksul muudab see tsükkel – planeeri, vii ellu, mõõda, analüüsi – kaasamise ühekordsest pingutusest rutiiniks, mis paraneb iga ringiga. Samuti annab see otsustajatele tõendi, et elanikke kuulati, mis tugevdab otsuste legitiimsust. Sellest räägime lähemalt artiklis miks kogukonna kaasamine on oluline.
Kogukonnaäpist kaasamisprotsessini
Kõige edukamad omavalitsused käsitlevad oma kogukonnaäppi protsessi osana, mitte protsessina iseenesest. Nad planeerivad, mida soovivad teada saada, viivad tegevused järjepidevalt ellu, mõõdavad tulemusi ja analüüsivad, mida järgmisel korral paremini teha.
Future Dialog arendab praegu tööriistu, mis toetavad kogu seda tsüklit – aitavad kommunikatsioonimeeskondadel kaasamistegevusi planeerida, neid eri kanalites ellu viia, osalust mõõta ja tulemusi ühes kohas analüüsida. Meie eesmärk on teha struktureeritud kaasamine kättesaadavaks igale omavalitsusele, ka neile, kus kommunikatsioon on ühe-kahe inimese õlgadel.
Soovid näha, kuidas Future Dialog saab sinu kaasamistööd toetada? Tutvu äpi funktsioonidega ja võta meiega ühendust.